Patron Olun: DEHB Yöneticileri için 9 Sağlık Tasarrufu Stratejisi

Ami, bir finans kurumu için iş geliştirme yöneticisidir. Üç şehirde şubelerde 30 kişiyi yönetiyor. Günlük programı, müşterilerle yapılan çok sayıda toplantıdan ve kendisine rapor veren personel ile bireysel ve konferans görüşmelerinden oluşur. E-posta gelen kutusu her zaman dolu, çünkü yanıt yazması çok uzun sürüyor. Raporları zamanında tamamlamakla uğraşır. Ami, çalışanlara olumsuz geribildirim vermekten nefret ettiği için performans incelemelerine vurgu yapar.

Jim büyük bir inşaat firmasında proje yöneticisidir. Birden fazla projeyi koordine eder ve düzinelerce insanı yönetir. İş gününün yarısı toplantı planlamadan oluşur, diğer yarısı ise dikkatini gerektiren telefon görüşmeleri ve e-postalarla bombalanır. Ofisi dağınıkbu da yapılması gereken tüm evrakları, kayıtları ve görevleri takip etmeyi daha zor hale getirir. Uzun saatler çalışmasına ve hafta sonları eve gitmesine rağmen yetişemiyor.

Jim ve Ami işlerinde başarılı olan başarılı yöneticilerdir. Onlarda var DEHB. Çok yalnız değiller. Her mesleğinde yönetici ve yönetici pozisyonlarında DEHB olan binlerce yetişkin var. Ami ve Jim ve pozisyonlarındaki diğer birçok kişi için zorluk, DEHB'lerini iyi yönetmeyi öğrenmektir, böylece işleri daha az stresli ve yorucu olacaktır. Aşağıda yararlı buldukları bazı stratejiler bulunmaktadır.

1. Kendi İşinizi Yazınız Açıklama

Çoğu çalışanın belirli hedefleri ve yapılandırılmış rutinleri ile açıkça tanımlanmış bir işi vardır. Bu genellikle böyle değildir yönetici pozisyonlarıbeklentilerin ve sorumlulukların gevşek bir şekilde tanımlandığı ve açık uçlu olduğu. Birisi size açık ve yapılandırılmış bir iş tanımı vermediyse, kendiniz yazın.

İşinizin en önemli sorumlulukları nelerdir? Her birine ne kadar zaman ayırmanız gerekiyor? Zamanlamanızdaki bu öncelikli görevler için ne zaman zaman ayırırsınız ve öncelikli görevlerin yapılmasını sağlamak için zamanlamanızı nasıl dengelersiniz? Hangi spesifik performans hedeflerini tutturmaya çalışıyorsunuz ve ilerlemenizi sürekli olarak nasıl izliyorsunuz ve değerlendiriyorsunuz?

Yapılandırılmamış bir yöneticinin her yerde olması, küçük şeylerin dikkatini dağıtması ve zaman kaybetmesi muhtemeldir. Ek bir tehlike, gerçekçi beklentiler ve sağlıklı sınırlar olmadan bir yöneticinin işi hayatını kolayca ele geçirebilmesidir. Jim'in keşfettiği gibi, tükenmişlik için bir reçetedir.

2. Planlamayı Önceliğiniz Yapın

Planlamak, uzun vadeli ve kısa vadeli olmak için zaman ayırın ve bir projenin kim, ne ve ne olduğunu düşünün. DEHB'li birçok yöneticinin sorunu, yangın söndürmek için yakalanmış olmaları ve ileriye bakmak ve etkili bir şekilde plan yapmak için zaman almamalarıdır. Uzun vadeli sonuç genellikle felakettir.

Jim, planlamada ne kadar etkili olduğunu öğrendikçe daha az yangın çıkarması gerektiğini öğrendi. “Yönetici olarak en önemli görevim yangın söndürmek değil, yangınların alevlenmesini önlemek.” Temel kısa vadeli toplantılar gibi görevler planlamacısında planlanır ve ofis tarafından katılımcılara bildirimler ve hatırlatmalar gönderilir asistanı. Microsoft Project gibi bir proje yönetimi yazılım programı yardımıyla daha uzun vadeli ve daha karmaşık projeler ayrıntılı olarak planlanmaktadır.

3. Dikkat dağıtan şeyleri en aza indirin

Bir kişi ne kadar dikkat dağınıktır ve ne kadar çok ayrıntıyla uğraşmak gerekirse, organize bir çalışma ortamına duyulan ihtiyaç o kadar büyük olur. Masanızdaki ve ofisinizdeki dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmayı ve azaltmayı sürekli bir görev haline getirin.

Ami için en büyük sorun e-posta seliydi. Birini okumak için her durduğunda, “Tekrar yola çıkmak için korkunç bir zamanım vardı” diye açıkladı. e-postaları okumak ve yanıtlamak ve zamanlanan diğer programlara odaklanması gerektiğinde yoksaymak için kendini e-posta zamanları görevler.

Jim için sorun, masasının daha büyük ofis kompleksine bakan bir cam duvarla karşı karşıya kalmasıydı. Çözüm masasını ters çevirmekti, böylece opak bir duvarla karşı karşıya kaldı.

Etkili bir yönetici delege; verimsiz biri yapmaz. İyi yetkilendirme, hangi görevlerin devredilmesi, hangilerinin devredilmemesi gerektiği konusunda net olmanızı gerektirir. Kendi uzmanlığınızı gerektiren görevler için zaman ve enerji tasarrufu sağlamak amacıyla, birisinin sizin kadar yapabileceği görevlere yetki verin. Bir çalışanın yönetemediği görevleri devretmeme konusunda duyarlı olun ve bu durumlar ortaya çıkarsa dürüst geri bildirimleri memnuniyetle karşılayın.

İyi delege olmak gururunuzu aşmanızı gerektirir. Jim delege etmek istemiyordu, çünkü “Bok gibi görünmek istemiyordum.” Jim bu alışkanlığı attı.

4. Ne Zaman “Hayır” Demenizi Öğrenin

Birçok yöneticinin işleri tarafından boğulmasının iki önemli nedeni vardır. Verimsiz olabilirler, bu durumda çözüm, burada belirtilenler gibi başa çıkma stratejileri yoluyla verimliliği arttırmaktır. Bunalmış hissetmenin ikinci bir nedeni çok fazla iş yapmaktır. Aşırı kararlı olmanın tek çözümü iş yükünüzü azaltmaktır. Yönetilemez bir iş yükünün azaltılması bir seçenek değilse - örneğin, daha yüksek yönetim uygun değilse - uzun vadeli çözüm başka bir iş bul.

Etkili bir yönetici neyin yapılabileceğini ya da neyin yapılamayacağını bilmeli ve buna bağlı olarak taahhütte bulunmalı ya da talepleri geri çevirmelidir. Ami için tekrar eden bir sorun, patronunun masasındaki mevcut projeleri dikkate almadan sorunları ele almasını istemesi idi. İhtiyacı vardı ve sonunda yaptı, iddialı ol ve patronuna söyle, “Bununla ilgilenebilirim, ya da bununla ilgilenebilirim, ama ikisini de yapamam.”

Başka bir sorun, telefon toplantılarını veya planlanan diğer etkinlikleri yeniden planlamak için kendisine rapor veren insanlardan çok fazla talepti. Bu kendi programını kaosa sürüklüyordu ve bu tür isteklere hayır demek zorundaydı.

5. İyi Olun, Mükemmel Değil

Gününüzü gözden geçirdikten, öncelik verdikten ve planladığınızda, görevleri kendilerine ayırdığınız zaman sınırları içinde tamamlamak için elinizden geleni yapın. Ami, küçük ayrıntılarda kaybolma eğiliminde oldu ve şikayet veya raporları veya e-postaları mükemmel hale getirmek için “her zaman bilgileri yeniden düzenlemeye çalışıyorum” diye şikayet etti. Ona mükemmelliyetcilikdikkat dağıtıcılığıyla birleştiğinde üretkenliğini pekmez hızına düşürdü. Bu sadece kendisini programda durmaya zorlayarak-onun 10 olduğunu uyarmak için bir alarm kurarak dakika kaldı ve zaman dolduğunda görevi bıraktı - ağırlarının üstünde kalmayı başardı iş yoğunluğu.

6. Toplantıları Kısa ve Odaklı Tutun

İster dahili ister harici toplantı düzenleyin, daima kısa bir gündem hazırlayın ve toplantıya sadık kalın. Bu sadece bilgileri düzenlemenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda herkese zaman kazandırır. Toplantıyı sıkı bir şekilde odaklanmış ve konu üzerinde tutun ve başkaları (ya da siz!) Yoldan çıktığında konuşmayı tekrar gündeme getirin.

7. Performans İncelemeleri Üzerinden Rahatsız Etmeyin

DEHB olan birçok birey, insanların hoşuna gider ve başkalarının rahatsızlığına veya acısına duyarlıdır. Ami’nin performans değerlendirmeleri ile ilgili rahatsızlığı, yapıcı eleştiri almak bazı insanları rahatsız eder. Bir performans incelemesini bir çatışma olarak değil, bir öğretim fırsatı olarak yeniden düşündüğünde ertelemeyi bıraktı. Değerlendirme, çalışanlarına işlerinde nasıl daha etkili olacaklarını anlatmak için bir fırsat oldu.

8. Kendinizi Yakıtlandırın

Öğle yemeğinde çalışmak istediğinizde, yapmayın. Sağlıklı bir kan şekeri seviyesini korumak dikkat ve konsantrasyon için önemlidir. Beslenmenin yanı sıra, öğle yemeği molasının kısa bir süre geçirilmesi, öğleden sonra zihinsel yorgunluğun önlenmesine yardımcı olur.

9. Rutin Görevleri Zamanlama

Alışkanlık olmadıkça sıradan görevlerden sıklıkla kaçınılır veya unutulur. Belirli bir programda takip ettiğiniz bir prosedürü uygulayarak devam eden sorumlulukları rutin hale getirin. Gider cirolarını her Cuma öğlen saatlerine kadar çevirin. Ofis asistanınızdan unutmanız veya ertelemeniz gerektiğini size hatırlatmasını isteyin. Bu değişiklik Jim ve Ami'nin her şeyin üstünde kalmasına yardımcı oldu.

16 Aralık 2019'da güncellendi